Что делать, если в адрес организации поступил запрос из полиции о представлении документов и информации.

 

I.Проверка запроса на соответствие формальным положениям закона

II. Как гриф «коммерческая тайна» поможет не натворить ошибок и  выиграть время для подготовки к дальнейшим проверочным мероприятиям.

III. Рекомендации на случай, если компания согласна представить документы по запросу правоохранительных органов.

В рамках ОРМ «наведение справок» полиция вправе направить непосредственно в проверяемую ей организацию запрос о представлении документов и информации. При этом применению подлежат не только рассмотренные нами выше нормы ФЗ об ОРД, но также и п. 4 ч. 1 ст. 13 ФЗ «О полиции»

Так, полиции для выполнения возложенных на нее обязанностей предоставляются право в связи с расследуемыми уголовными делами, а также в связи с проверкой зарегистрированных в установленном порядке заявлений и сообщений о преступлениях, запрашивать и получать по мотивированному запросу от государственных и муниципальных органов, общественных объединений, организаций, должностных лиц и граждан сведения, справки, документы (их копии), иную необходимую информацию, в том числе персональные данные граждан.

Аналогичный запрос может поступить и в адрес контрагентов проверяемого юрлица.

Что делать, если в адрес организации поступил такой запрос? Необходимо ли отвечать на него? Если необходимо, то каким образом? 

I.Проверка запроса на соответствие формальным положениям закона

 

Как показывает практика, торопиться с представлением документов обычно не стоит, дабы не передать своими руками правоохранителям сведения, которые затем будут расценены как доказательства вашей вины.

Сначала проверьте, соответствует ли запрос формальным положениям закона.

1. Сам документ должен быть направлен только в письменной форме или вручен лично и подписан уполномоченным должностным лицом полиции. Если документ пришел на корпоративную электронную почту компании, то он должен быть подписан ЭЦП должностного лица. Незаконна отправка запроса через мессенджер или по факсу, неправомерно запрашивать сведения по телефону. Ехать за запросом в отдел полиции самостоятельно вы также не обязаны.
2. указан ли в запросе регистрационный номер, под которым в Книге учета заявлений о преступлениях фиксируют заявление или сообщение о преступлении и дату, когда оно поступило. Полицейские вправе направить запрос только после регистрации сообщения с присвоением ему индивидуального номера. Если такого номера в запросе нет – это грубое нарушение, документы можно не представлять!
3. достаточно ли мотивирован запрос. Обычно мотивы истребования сведений (т.е. предмет и цели проверки) полицейские не указывают вовсе.

Это имеет принципиальное значение, т.к. отсутствие факта противоправного (преступного) действия не допускает возможности проведения проверочных мероприятий правоохранительными органами.

4. указан ли конкретный срок представления информации, разъяснены ли в запросе права (в т.ч. право не свидетельствовать против самого себя и своих близких родственников, предусмотренное ст. 51 Конституции РФ, право на  адвоката - защитника, право обжаловать возможные нарушения и т.д.) и порядок уведомления о невозможности ответить на запрос и последствия в виде возможного привлечения к административной ответственности.

Как показывает практика, подобным образом запросы никогда не оформляются.

5. проверьте не истребуется ли информация, которая подпадает под режим коммерческой тайны организации. Предоставление таких конфиденциальных сведений возможно лишь на основании решения суда.

II. Как гриф «коммерческая тайна» поможет не натворить ошибок и  выиграть время для подготовки к дальнейшим проверочным мероприятиям.

Как гласит Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне», право на отнесение сведений к информации, касающейся коммерческой тайны, а также на назначение объема и состава таких сведений принадлежит ее владельцу.

Коммерческая тайна, она же конфиденциальная информация, может включать в себя сведения:

·   о платежах и внутренних финансовых потоках организации;

·   о клиентской базе;

·   о расчетах с контрагентами;

·   о научных разработках; секретах производства (ноу-хау), о новых решениях и технологиях работ и технических знаниях:

·     об интеллектуальной собственности компании;

·  о маркетинговых стратегиях, применяемых для продвижения товаров (работ, услуг) на рынке;

·     иные сведения, знание которых позволяет приумножить прибыль и снизить расходы компании или получить иную коммерческую выгоду;

К информации, которая не относится к коммерческой тайне относятся: сведения об учредительной документации и руководстве компании, о заработной плате и штатном составе, о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений.

Таким образом, заранее введя режим коммерческой тайны, организация может на абсолютно законных основаниях отказать полицейским в представлении запрашиваемых ими документов.

Какая ответственность грозит, если проигнорировать запрос полиции?

Обязанности участвовать в гласных ОРМ, включая «наведение справок», и представлять какие-либо документы у граждан и организаций нет, однако если никак не ответить на запрос, то возможно привлечение к административной ответственности по ст.  19.7 КоАП РФ «Непредставление сведений (информации)» влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

Сам штраф, конечно, не страшен, однако высока вероятность, что полицейские, не получив интересующих их сведений,  могут провести обследование офисных помещений компании, опросы  сотрудников. К этому обязательно стоит подготовиться заранее!

 

Поэтому, если считаете, что запрос необоснован, укажите на это в ответном письме. Представлять документы можно только в том случае, если вы на  сто процентов уверены, что это безопасно!

.В идеале лучше всего иметь на примете опытного адвоката, так как вариантов развития событий может быть множество и трудно спрогнозировать их возможный исход.

 

III. Рекомендации на случай, если компания согласна представить документы по запросу правоохранительных органов.

   

    Если компания все же согласна представить запрошенные документы, даже несмотря на наличие перечисленных выше недостатков полицейского запроса, то стоит исходить из следующего:

1.Стоит проверить все ли документы по контрагенту есть в наличии, стоят ли на них подписи, кто подписывал документы с вашей стороны и есть ли дополнительные доказательства ведения с ним хозяйственной деятельности, например деловая переписка по электронной почте или в мессенджере, доказательства должной осмотрительности при его отборе и т.д.

2. Если запрашивают документы по всей финансово-хозяйственной деятельности, то стоит вести себя особенно осторожно.  Поэтому лучше по телефону выяснить у оперативных сотрудников, что именно они хотят узнать, или направьте встречный запрос с просьбой уточнить перечень документов и интересующих их юрлиц и ИП.  В любом случае стоит попытаться максимально сузить объем представляемой информации.

3. Можно поднять и изучить личные дела сотрудников, особенно уволенных.  Данные лица, считая, что с ними обошлись несправедливо, могут сообщить в правоохранительные органы о «преступлении», например, о том, что компания якобы уклоняется от уплаты налогов или участвует в неких мошеннических схемах. Личное дело, в котором указана причина и обстоятельства увольнения такого сотрудника, может стать дополнительным аргументом в пользу компании.

4. В любом случае стоит подготовиться к тому, что правоохранители могут провести обследование офисных помещений компании, опросы  сотрудников и иные проверочные мероприятия (об этом можно подробно прочитать здесь и здесь).